Ratgeber
Steuerberater wechseln: Ablauf, Kosten und Zeitpunkt
Steuerberater wechseln geht jederzeit ohne Frist. Welche Unterlagen Sie verlangen können, was es kostet und wann der Zeitpunkt passt.
Viele Unternehmer bleiben jahrelang bei einem Steuerberater, mit dem sie unzufrieden sind, weil sie einen komplizierten Wechsel befürchten. Rechtlich ist der Wechsel unkompliziert: Sie können den Vertrag in aller Regel jederzeit beenden, ohne Frist und ohne Begründung. Schwieriger sind die praktischen Fragen, also welche Unterlagen Sie herausverlangen können, wann der beste Zeitpunkt ist und womit Sie an Kosten rechnen müssen.
Kündigung ist jederzeit möglich
Der Steuerberatungsvertrag ist ein Dienstvertrag über Dienste höherer Art, die üblicherweise aufgrund besonderen Vertrauens übertragen werden. Für solche Verträge gilt § 627 BGB: Beide Seiten können jederzeit kündigen, ohne Kündigungsfrist und ohne wichtigen Grund. Sie müssen also weder das Jahresende abwarten noch Ihre Entscheidung begründen.
Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen. Erstens kann im Vertrag eine ordentliche Kündigungsfrist vereinbart sein, das Kündigungsrecht aus § 627 BGB ist abdingbar. Nach einer Entscheidung des OLG Düsseldorf lässt es sich allerdings nicht wirksam über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Steuerberaters ausschließen, sondern nur durch eine individuelle Vereinbarung. Zweitens greift § 627 BGB nicht bei einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen, das ist bei klassischen Mandaten aber die Ausnahme.
Werfen Sie deshalb vor der Kündigung einen Blick in Ihren Vertrag und achten Sie auf eine Klausel zur Laufzeit oder Kündigungsfrist. Steht dort nichts, gilt die gesetzliche Regel. Kündigen Sie schriftlich und lassen Sie sich den Zugang bestätigen, ein Einwurfeinschreiben genügt.
Diese Unterlagen bekommen Sie zurück
Die Herausgabe regelt § 66 StBerG. Ihr bisheriger Berater muss Ihnen auf Verlangen alles herausgeben, was er im Rahmen des Mandats von Ihnen oder für Sie erhalten hat. Das gilt ausdrücklich nicht nur für Papier, sondern ebenso für elektronische Datenbestände, also zum Beispiel Buchführungsdaten.
Nicht herausgeben muss er interne Arbeitspapiere, den Schriftwechsel zwischen Ihnen und der Kanzlei sowie Schriftstücke, die Sie bereits im Original oder in Kopie erhalten haben. Seine Handakten bewahrt er zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag endete. Sie können also auch später noch auf Bestände zugreifen.
Ein Punkt sorgt regelmäßig für Ärger: das Zurückbehaltungsrecht. Solange Honorare offen sind, darf der Berater Unterlagen zurückhalten. Das hat aber Grenzen. Es gilt nicht, soweit das Vorenthalten unangemessen wäre, und es bezieht sich nur auf Gebührenansprüche aus genau der Tätigkeit, in deren Zusammenhang die Unterlagen zur Kanzlei gelangt sind. Offene Rechnungen aus einem völlig anderen Auftrag rechtfertigen keine Blockade. Wenn Sie ohnehin wechseln wollen, begleichen Sie unstrittige Rechnungen am besten vor der Kündigung, dann entfällt der häufigste Streitpunkt.
Der Zeitpunkt entscheidet über die Kosten
Ein Wechsel mitten im Jahr ist erlaubt, kostet aber meist mehr. Der Grund ist der Jahresabschluss: Er stützt sich auf das gesamte Wirtschaftsjahr. Übernimmt eine neue Kanzlei im laufenden Jahr, muss sie die vorangegangenen Monate sichten und die Buchführung des Vorgängers nachvollziehen, bevor sie den Abschluss verantworten kann. Dieser Aufwand fällt bei einem Wechsel zum Jahreswechsel weg.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Handwerksbetrieb aus Maintal mit einem Umsatz von rund 480.000 Euro lässt die laufende Buchhaltung monatlich erledigen. Wechselt der Inhaber zum 1. Juli, zahlt er dem bisherigen Berater die Buchführung für Januar bis Juni und der neuen Kanzlei zusätzlich die Einarbeitung in dieses erste Halbjahr. Wartet er dagegen den Jahresabschluss ab und übergibt zum 1. Januar, entfällt die doppelte Befassung mit demselben Zeitraum vollständig.
Anders liegt der Fall, wenn Sie unzufrieden sind, weil Fristen reißen. Für die Steuererklärung 2025 haben Mandanten mit steuerlicher Vertretung Zeit bis zum 1. März 2027, denn die reguläre Frist des § 149 Abs. 3 AO endet am letzten Februartag des zweiten Folgejahres, und der 28. Februar 2027 fällt auf einen Sonntag. Die verlängerten Fristen aus der Corona-Zeit sind mit dem Jahr 2024 ausgelaufen, für 2024 galt noch der 30. April 2026. Wer diese Frist verstreichen lässt, zahlt nach § 152 AO einen Verspätungszuschlag von 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer je angefangenem Monat, mindestens jedoch 25 Euro monatlich.
Gerechnet auf denselben Betrieb: Ergibt die Veranlagung eine Einkommensteuer-Nachzahlung von 9.600 Euro und geht die Erklärung erst im Juli 2027 ein, also vier Monate zu spät, ergeben 0,25 Prozent rechnerisch 24 Euro pro Monat. Weil der Mindestbetrag höher liegt, setzt das Finanzamt 25 Euro je Monat an, insgesamt 100 Euro. Bei größeren Nachzahlungen wächst der Betrag schnell, denn dann greift der Prozentsatz statt des Mindestbetrags.
Was der Wechsel kostet
Eine Wechselgebühr gibt es nicht. Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung ab, und dort ist kein Tatbestand für den Mandatswechsel vorgesehen. Was Sie zahlen, sind zwei Dinge: die bereits erbrachten Leistungen des bisherigen Beraters und den einmaligen Einarbeitungsaufwand der neuen Kanzlei.
Die Abrechnung des Vorgängers sollten Sie prüfen. Nach § 10 StBVV muss die Rechnung den Gegenstandswert, die angewandte Gebührenvorschrift und den Gebührensatz ausweisen, und auf Verlangen muss der Berater seine Vergütung in Textform erläutern. Eine Pauschalrechnung ohne diese Angaben müssen Sie nicht hinnehmen.
Vollmachten sauber übergeben
Widerrufen Sie die alte Vollmacht schriftlich, bevor Sie die neue erteilen. Sonst gelten für eine Zeit lang zwei Bevollmächtigte parallel, was zu Zustellungen an die falsche Adresse führt. Der Widerruf wird erst wirksam, wenn er dem Finanzamt zugeht, bis dahin darf sich die Behörde auf die erteilte Vollmacht verlassen. Nutzt Ihre Kanzlei die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer, läuft die Änderung elektronisch, und nach § 80a AO muss der Berater den Widerruf unverzüglich an die Landesfinanzbehörden melden.
Denken Sie an separat erteilte Vollmachten. Eine Bekanntgabevollmacht, mit der Steuerbescheide direkt an die Kanzlei gehen, gilt eigenständig und muss gesondert widerrufen werden.
Häufige Fragen zum Steuerberaterwechsel
Muss ich meinem Steuerberater sagen, warum ich wechsle?
Nein. Die Kündigung nach § 627 BGB verlangt keinen Grund. Eine kurze sachliche Mitteilung genügt.
Kann ich mitten im Jahr wechseln?
Ja, das ist jederzeit möglich. Rechnen Sie aber damit, dass die Einarbeitung in die bereits gebuchten Monate zusätzlichen Aufwand verursacht.
Was passiert, wenn noch Rechnungen offen sind?
Dann kann Ihr bisheriger Berater Unterlagen zurückhalten, allerdings nur im Zusammenhang mit genau der Tätigkeit, aus der die Unterlagen stammen, und nur solange das nicht unangemessen ist.
Wer meldet den Wechsel beim Finanzamt?
Den Widerruf der alten Vollmacht veranlassen Sie, die Anzeige der neuen Vollmacht übernimmt in der Praxis die neue Kanzlei, meist über die Vollmachtsdatenbank.
So gehen Sie vor
Prüfen Sie zuerst Ihren Vertrag auf eine Kündigungsfrist, begleichen Sie unstrittige Honorare und kündigen Sie schriftlich. Fordern Sie im selben Schreiben die Herausgabe Ihrer Unterlagen und der elektronischen Buchführungsdaten. Klären Sie danach mit der neuen Kanzlei den Übernahmezeitpunkt und die Vollmachten. Wenn Sie unsicher sind, ob sich der Wechsel für Sie rechnet, sprechen Sie vorher über Ihren konkreten Fall. Wir betreuen Unternehmer und Selbständige aus Maintal, Hanau und dem Frankfurter Umland und schauen uns Ihre Situation in einem kostenlosen Erstgespräch an, auch wenn dabei herauskommt, dass Sie besser bleiben, wo Sie sind. Wo sich über die Betreuung hinaus Spielräume ergeben, zeigen wir sie in der Gestaltungsberatung auf.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Stand: August 2026.
