E-Rechnung Pflicht 2027/2028: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Die E-Rechnung Pflicht gilt in Deutschland schrittweise: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatkunden.

Viele Unternehmer haben die Umstellung bisher aufgeschoben, weil die Übergangsfristen großzügig wirkten. Tatsächlich bleibt bis zum Stichtag 2027 nicht mehr viel Zeit, denn Rechnungsprogramm, Belegeingang und Archiv müssen zusammenpassen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fristen für Sie gelten, welche Formate zulässig sind und in welcher Reihenfolge Sie die Umstellung angehen.

E-Rechnung Pflicht: Die Fristen im Überblick

Die Pflicht ist in § 14 UStG geregelt, die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie betrifft Rechnungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. Die Übersicht zeigt, was ab wann gilt:

Zeitraum	Empfang	Ausstellung an Unternehmer (B2B)
seit 1.1.2025	Pflicht für alle inländischen Unternehmer	Papier oder mit Zustimmung des Empfängers PDF weiterhin erlaubt (für Umsätze 2025 und 2026, Übermittlung bis 31.12.2026)
ab 1.1.2027	Pflicht	E-Rechnung Pflicht bei Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 €; EDI-Verfahren mit Zustimmung bis 31.12.2027 noch erlaubt
1.1.2027 bis 31.12.2027	Pflicht	Vorjahresumsatz bis 800.000 €: Papier oder mit Zustimmung PDF noch erlaubt (Übermittlung bis 31.12.2027)
ab 1.1.2028	Pflicht	E-Rechnung für alle, soweit keine Ausnahme greift

Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025

Seit Anfang 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen entgegenzunehmen. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer und für Vermieter, die nur steuerfreie Umsätze ausführen. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Wichtig: Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Papier- oder PDF-Rechnung zu bekommen.

E-Rechnung 2027: Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz

Für Umsätze, die Sie nach dem 31. Dezember 2026 ausführen, müssen Sie E-Rechnungen ausstellen, wenn Ihr Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 € betragen hat. Maßgeblich ist also der Umsatz des Vorjahres, nicht der des laufenden Jahres.

Rechenbeispiel: Eine GmbH erzielt 2026 einen Gesamtumsatz von 850.000 €. Für eine Leistung an einen Geschäftskunden im Februar 2027 muss sie eine E-Rechnung ausstellen. Ein Betrieb mit 600.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 darf für dieselbe Leistung im Jahr 2027 noch eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Kunden, ein PDF schicken. Ab dem 1. Januar 2028 muss auch er E-Rechnungen ausstellen.

Ab 2028 gilt die Pflicht für alle

Mit dem 1. Januar 2028 enden alle Übergangsregeln, auch die für Rechnungen im EDI-Verfahren. Ab dann ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der Normalfall. Papier und einfache PDF-Dateien bleiben nur noch in den gesetzlichen Ausnahmen zulässig.

Welche Formate als E-Rechnung gelten

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart und mit dieser Norm interoperabel sein. In der Praxis sind das vor allem drei Varianten:

• XRechnung reiner XML-Datensatz, den Menschen erst mit einem Anzeigeprogramm lesen können. Bei Aufträgen der öffentlichen Hand ist er ohnehin verbreitet.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nach Auffassung des BMF nicht.
• Hybride Formate allgemein Sie bestehen aus einem Bildteil und einem strukturierten Teil. Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Weicht der Bildteil inhaltlich ab, zählen die Daten im XML.

Was keine E-Rechnung ist

Viele Unternehmer halten ihre per E-Mail versendete PDF-Rechnung für eine E-Rechnung. Das ist sie nicht. Als sonstige Rechnung gelten nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 insbesondere:

• Papierrechnungen auch dann, wenn sie später eingescannt werden.
• PDF ohne Datensatz eine reine PDF-Datei ist nicht strukturiert und daher keine E-Rechnung.
• Bilddateien und E-Mail-Texte Fotos, Scans oder Rechnungsangaben im Text einer E-Mail.
• Dateien mit Formatfehlern Eine XML-Datei, die wegen technischer Fehler nicht dem vorgeschriebenen Format entspricht, gilt ebenfalls als sonstige Rechnung.

Ausnahmen: Kleinbetrag, Fahrausweise und E-Rechnung Kleinunternehmer

Nicht jede Rechnung muss künftig als E-Rechnung verschickt werden. Die folgenden Rechnungen dürfen Sie dauerhaft auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermitteln:

• Kleinbetragsrechnungen Rechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV. Rechnen Sie mehrere Leistungen in einer Rechnung ab, zählt der Gesamtbetrag. Liegt er über 250 €, ist eine E-Rechnung nötig.
• Fahrausweise Fahrkarten für die Personenbeförderung nach § 34 UStDV.
• Kleinunternehmer Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, darf seine Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung ausstellen.

Beim Thema E-Rechnung Kleinunternehmer ist eine Unterscheidung wichtig: Die Ausnahme betrifft nur das Ausstellen. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen, etwa von Lieferanten oder vom Softwareanbieter. Wer gerade ein Unternehmen gründet, sollte das bei der Einrichtung seiner Existenzgründung gleich mitplanen. Zudem gibt es für bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Vermietungsumsätze, schon keine allgemeine Rechnungspflicht.

Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen

Die E-Rechnung Pflicht gilt nur, wenn der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist. Rechnungen an Verbraucher (B2C) können Sie weiter wie bisher auf Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, als PDF ausstellen. Das betrifft etwa Onlinehändler mit überwiegend privater Kundschaft. Einen Überblick über die steuerlichen Besonderheiten im Versandhandel finden Sie auf unserer Seite zum Steuerberater für E-Commerce. Beliefern Sie sowohl Privat- als auch Geschäftskunden, muss Ihr Rechnungsprogramm beide Wege unterscheiden können.

Vorsteuerabzug: Worauf Rechnungsempfänger achten müssen

Für den Empfänger hängt an der richtigen Rechnung der Vorsteuerabzug. Während der Übergangszeit bleibt eine zulässige Papier- oder PDF-Rechnung eine ordnungsmäßige Rechnung. Besteht dagegen bereits eine Pflicht zur E-Rechnung und erhalten Sie trotzdem eine sonstige Rechnung, ist diese nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 dem Grunde nach keine ordnungsmäßige Rechnung. Der Vorsteuerabzug kann dann nur noch über die Grundsätze für nicht ordnungsmäßige Rechnungen gewährt werden. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind diese Voraussetzungen bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung regelmäßig erfüllt. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht. Sicherer ist es, eine korrekte E-Rechnung anzufordern.

Das BMF unterscheidet außerdem zwischen Formatfehlern, Fehlern gegen Geschäftsregeln des Formats und inhaltlichen Fehlern. Ein falscher Steuersatz oder eine fehlende Pflichtangabe bleiben auch in einer technisch einwandfreien E-Rechnung ein Problem. Deshalb lohnt sich eine automatische Prüfung eingehender Rechnungen. Mehr zu Steuersätzen und Voranmeldungen lesen Sie auf unserer Seite zur Umsatzsteuer.

Archivierung und GoBD: Was Sie aufbewahren müssen

Eine E-Rechnung muss grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen ist. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck auf Papier reicht also nicht. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sollten Sie die gesamte Datei archivieren, weil der Bildteil zusätzliche Informationen enthalten kann.

Für die Aufbewahrungsdauer gilt: Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz beträgt die Frist für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre. Rechnungen sind Buchungsbelege. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden. Für die Abgabenordnung gelten außerdem die GoBD: Die Aufbewahrung muss vollständig, unveränderbar und für eine Betriebsprüfung maschinell auswertbar sein. Wie eine revisionssichere digitale Buchhaltung aussieht, erläutern wir auf der entsprechenden Leistungsseite.

Die Rolle von DATEV Unternehmen online

Für Mandanten, die mit ihrem Steuerberater über DATEV arbeiten, bietet DATEV Unternehmen online einen durchgängigen Weg. Über das DATEV E-Rechnungspostfach können E-Rechnungen per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk oder über das TRAFFIQX-Netzwerk eingehen. Sie werden dann in Belege online bereitgestellt. Damit liegen die Originaldateien an einem Ort, den auch Ihr Steuerberater für die Buchhaltung nutzt, statt verstreut in verschiedenen Postfächern.

Unsere Kanzlei arbeitet vollständig digital mit DATEV Unternehmen online. Als Online-Steuerberater betreuen wir Mandanten persönlich in Maintal bei Frankfurt und remote in ganz Deutschland. Wir richten den Belegfluss gemeinsam mit Ihnen ein, sodass E-Rechnungen ohne Medienbruch in die Buchführung gelangen.

Checkliste: So bereiten Sie sich auf die E-Rechnung 2027 vor

1. Betroffenheit klären: Prüfen Sie, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegen wird und ob Sie überhaupt Rechnungen an Unternehmer schreiben. Davon hängt ab, ob Ihre Frist 2027 oder 2028 lautet.
2. Empfang sicherstellen: Legen Sie fest, an welche Adresse E-Rechnungen gehen sollen, und teilen Sie diese Ihren Lieferanten mit.
3. Anzeige und Prüfung einrichten: Sorgen Sie dafür, dass XML-Rechnungen lesbar angezeigt und auf Pflichtangaben geprüft werden, bevor Sie sie bezahlen.
4. Rechnungsprogramm prüfen: Klären Sie mit Ihrem Anbieter, ob Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil erzeugen kann.
5. Stammdaten pflegen: Erfassen Sie bei Geschäftskunden vollständige Anschriften und, wo nötig, Bestell- oder Leitwegnummern.
6. Archiv festlegen: Bestimmen Sie, wo die Originaldateien acht Jahre lang unverändert aufbewahrt werden.
7. Ablauf mit dem Steuerberater abstimmen: Vereinbaren Sie, wie E-Rechnungen in die Buchhaltung gelangen, etwa über DATEV Unternehmen online.
8. Probelauf durchführen: Schicken Sie vor dem Stichtag Testrechnungen an einige Stammkunden und holen Sie Rückmeldung ein.

Einen Überblick über alle Bereiche, in denen wir Unternehmen begleiten, finden Sie unter unseren Leistungen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung Pflicht

Erstgespräch

Fazit: E-Rechnung Pflicht jetzt vorbereiten

Die E-Rechnung Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, aber sie kommt verbindlich. Wer 2026 mehr als 800.000 € umsetzt, muss ab Januar 2027 umgestellt haben, alle anderen ein Jahr später. Wenn Empfang, Rechnungsprogramm, Archiv und Buchhaltung frühzeitig zusammenpassen, bleibt der Vorsteuerabzug gesichert und die Umstellung lässt sich ohne Zeitdruck erledigen. Gerne prüfen wir mit Ihnen, welche Frist für Ihr Unternehmen gilt und wie Ihr Belegfluss mit DATEV Unternehmen online aussehen kann.

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Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Stand: September 2026.