Kleinunternehmerregelung 2026: Grenzen, Vorteile, Nachteile

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Ihre Umsätze von der Umsatzsteuer, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Seit 2025 endet die Befreiung sofort mit dem Umsatz, der die 100.000 € überschreitet, nicht erst im Folgejahr. Im Gegenzug dürfen Sie keine Vorsteuer abziehen, was sich vor allem bei größeren Investitionen bemerkbar macht.

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Viele Regeln, die Gründer noch aus älteren Ratgebern kennen, gelten deshalb nicht mehr. Dieser Beitrag zeigt Ihnen den aktuellen Stand, rechnet die Vor- und Nachteile an einem Beispiel durch und erklärt, wann sich der Wechsel zur Regelbesteuerung lohnt.

Kleinunternehmerregelung Grenze 2026: die beiden Umsatzgrenzen

Für die Kleinunternehmerregelung gelten 2026 zwei Grenzen, die beide eingehalten sein müssen (§ 19 Abs. 1 UStG):

• Vorjahr Der Gesamtumsatz 2025 darf 25.000 € nicht überschritten haben.
• Laufendes Jahr Der Gesamtumsatz 2026 darf 100.000 € nicht überschreiten.

Früher war die zweite Grenze eine Prognose zu Jahresbeginn. Heute zählt der tatsächliche Umsatz. Nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 ist bereits der Umsatz, mit dem Sie die 100.000 € überschreiten, voll steuerpflichtig. Ab diesem Zeitpunkt gelten für Sie die normalen Pflichten: Rechnungen mit Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Vorsteuerabzug.

Umgekehrt gilt: Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, sind Sie im laufenden Jahr kein Kleinunternehmer, auch wenn Sie diesmal deutlich weniger umsetzen.

Sonderfall Gründungsjahr

Wer im Laufe des Jahres gründet, hat kein Vorjahr. Die Finanzverwaltung stellt dann allein auf den tatsächlichen Umsatz des Gründungsjahres ab, und zwar mit der Grenze von 25.000 €, nicht 100.000 € (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 18. März 2025). Überschreiten Sie im Gründungsjahr 25.000 €, ist bereits der Umsatz, der die Grenze überschreitet, steuerpflichtig. Maßgeblich ist dabei der tatsächlich vereinnahmte Umsatz, keine Prognose. Wer als Gründer schnell wächst, sollte seine Einnahmen deshalb monatlich im Blick behalten. Mehr zum Start lesen Sie auf unserer Seite zur Existenzgründung.

Kleinunternehmer Umsatzgrenze: was zum Gesamtumsatz zählt

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist, nicht nach dem Rechnungsdatum. Entgelt im Sinne von § 10 UStG ist ein Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Anzahlungen zählen im Zeitpunkt ihres Eingangs mit.

• Zählt mit alle steuerbaren Umsätze aus Lieferungen und Leistungen im Inland, auch solche, für die der Kunde nach § 13b UStG die Steuer schuldet.
• Zählt nicht mit bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG (zum Beispiel viele Heilbehandlungen oder Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 UStG).
• Anlagevermögen Der Verkauf von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, etwa Ihres alten Firmenwagens, bleibt außer Ansatz.

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Ob die Regelung für Sie günstig ist, hängt vor allem davon ab, wer Ihre Kunden sind und wie viel Sie investieren.

Vorteile	Nachteile
Keine Umsatzsteuer auf Ihre Preise: Privatkunden zahlen weniger oder Ihnen bleibt mehr vom Preis.	Kein Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer auf Einkäufe und Investitionen bleibt als Kosten bei Ihnen.
Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und grundsätzlich keine Umsatzsteuererklärung (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG).	Geschäftskunden profitieren nicht: Sie hätten sich die Umsatzsteuer ohnehin als Vorsteuer erstattet.
Vereinfachte Rechnungen nach § 34a UStDV, keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.	Harte Grenze: Beim Überschreiten von 100.000 € wechseln Sie mitten im Jahr in die Regelbesteuerung.
Weniger Aufwand in der Buchhaltung.	Umsatzsteuer aus Reverse-Charge-Leistungen, etwa für Online-Werbung, müssen Sie trotzdem zahlen, ohne sie erstattet zu bekommen.

Rechenbeispiel: Eine Grafikdesignerin kauft für ihr Studio eine Ausstattung für 12.000 € netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer von 2.280 €, also 14.280 € brutto. Wendet sie die Regelbesteuerung an, erhält sie die 2.280 € als Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Ihre Kosten liegen bei 12.000 €. Als Kleinunternehmerin trägt sie die vollen 14.280 €. Bei Privatkunden kann sich das umdrehen: Verlangt sie für einen Auftrag 1.190 €, bleiben ihr als Kleinunternehmerin 1.190 €. Mit Regelbesteuerung muss sie aus demselben Preis 190 € Umsatzsteuer abführen und behält 1.000 €. Ab zwölf solcher Aufträge im Jahr gleicht die gesparte Umsatzsteuer den verlorenen Vorsteuerabzug aus. Arbeitet sie dagegen fast nur für Unternehmen, schlägt sie die Umsatzsteuer einfach auf, ihre Kunden ziehen sie als Vorsteuer ab, und die Regelbesteuerung ist klar im Vorteil.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Seit 2025 gibt es mit § 34a UStDV eigene, vereinfachte Pflichtangaben für Rechnungen von Kleinunternehmern:

• Namen und Anschriften: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden.
• Steuernummer: Ihre Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum der Rechnung.
• Leistung: Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung.
• Betrag mit Hinweis: das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Für den Hinweis genügt nach Abschnitt 14.7a UStAE eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, wenn sie die Befreiung eindeutig bezeichnet. Üblich ist zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weisen Sie trotzdem Umsatzsteuer aus, schulden Sie diese grundsätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG. Nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 gilt das nicht, wenn Sie die Leistung tatsächlich erbracht und die Rechnung an einen Endverbraucher gestellt haben.

E-Rechnung: ausstellen nein, empfangen ja

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung verschicken, also als PDF oder auf Papier. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen dagegen seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Die strukturierten Dateien müssen Sie allerdings auch lesbar machen und ordnungsgemäß aufbewahren.

Reverse Charge: Meta- und Google-Werbung trotz Kleinunternehmerregelung

Ein häufiger Irrtum: Wer Kleinunternehmer ist, hat mit Umsatzsteuer gar nichts zu tun. Das stimmt nicht, sobald Sie Leistungen von Unternehmen aus dem Ausland beziehen. Werbung auf Facebook, Instagram oder Google wird in Deutschland typischerweise von Gesellschaften mit Sitz in Irland abgerechnet. Für solche Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers schuldet nach § 13b Abs. 1 und Abs. 5 UStG der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, wenn er Unternehmer ist. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Die Folge: Sie müssen 19 % Umsatzsteuer auf die Werbekosten an Ihr Finanzamt zahlen. Einen Vorsteuerabzug erhalten Sie dafür nicht, weil Ihre eigenen Umsätze steuerfrei sind (§ 15 Abs. 2 UStG). Für die betroffenen Monate müssen Sie nach § 18 Abs. 4a UStG eine Umsatzsteuer-Voranmeldung und für das Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Das betrifft besonders Online-Händler und Creator, die stark über bezahlte Anzeigen verkaufen. Mehr dazu auf unserer Seite für den Steuerberater E-Commerce.

EU-Kleinunternehmerregelung: steuerfrei auch in anderen Mitgliedstaaten

Seit 2025 können deutsche Kleinunternehmer die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Staaten nutzen, in denen sie Umsätze ausführen. Dafür gibt es das besondere Meldeverfahren nach § 19a UStG beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt):

• Antrag elektronisch über das BZSt-Onlineportal. Sie müssen bereits beim Finanzamt umsatzsteuerlich erfasst sein.
• EU-weite Grenze Ihr Jahresumsatz in der gesamten EU darf im Vorjahr und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Zusätzlich gelten die Grenzen des jeweiligen Mitgliedstaats.
• Kennung Sie erhalten eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Suffix „EX“.
• Quartalsmeldung Für jedes Kalendervierteljahr melden Sie innerhalb eines Monats Ihre Umsätze je Mitgliedstaat, auch mit 0 €.
• Überschreiten Überschreiten Sie die 100.000 € EU-weit, müssen Sie das binnen 15 Werktagen anzeigen. Die Teilnahme endet damit.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und fünf Jahre Bindung

Sie müssen die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen. Nach § 19 Abs. 3 UStG können Sie gegenüber dem Finanzamt erklären, dass Sie verzichten. Die Erklärung ist bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten Jahres nach dem betreffenden Jahr möglich. Für 2026 also bis zum 29. Februar 2028. Der Verzicht wirkt ab Beginn des Jahres, für das er gelten soll, ist unwiderruflich und bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Danach können Sie ihn mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen.

Die rückwirkende Möglichkeit hat einen Haken: Verzichten Sie im Nachhinein für ein Jahr, werden alle Umsätze dieses Jahres steuerpflichtig. Haben Sie Ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnet, müssen Sie die Steuer aus den bereits vereinnahmten Beträgen herausrechnen und abführen.

Der richtige Wechselzeitpunkt

Für Investitionen kommt es auf die Reihenfolge an. Nach dem BMF-Schreiben vom 10. November 2025 ist die Vorsteuer aus Einkäufen vor dem Übergang zur Regelbesteuerung ausgeschlossen, selbst wenn der Wechsel absehbar war. Ein Ausgleich ist nur über die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG möglich, die sich bei beweglichen Wirtschaftsgütern über fünf Jahre verteilt. Beträgt die Vorsteuer auf das Wirtschaftsgut höchstens 1.000 €, entfällt die Berichtigung ganz (§ 44 Abs. 1 UStDV).

Rechenbeispiel: Die Designerin aus dem Beispiel oben kauft ihre Ausstattung im Dezember als Kleinunternehmerin und wechselt zum 1. Januar in die Regelbesteuerung. Die 2.280 € Vorsteuer kann sie nicht sofort abziehen. Über § 15a UStG erhält sie nur den Anteil für die Jahre zurück, in denen sie die Ausstattung steuerpflichtig nutzt, bei fünf Jahren Berichtigungszeitraum grob 456 € je Jahr. Wechselt sie vor dem Kauf, bekommt sie die 2.280 € sofort mit der nächsten Voranmeldung erstattet.

Unsere Empfehlung für die Praxis:

• Größere Investition geplant Wechsel vor dem Kauf prüfen, nicht danach.
• Überwiegend Geschäftskunden Die Regelbesteuerung ist meist von Anfang an günstiger.
• Überwiegend Privatkunden, wenig Einkauf Die Kleinunternehmerregelung ist oft die bessere Wahl.
• Umsatz nahe 25.000 € Planen Sie jetzt, ob Sie im Folgejahr noch Kleinunternehmer sind, und passen Sie Preise und Rechnungsvorlagen rechtzeitig an.

Weitere Hintergründe finden Sie auf unserer Seite zur Umsatzsteuer. Wenn Sie vor einer Investition oder einem Wechsel stehen, rechnen wir Ihre Varianten gerne in einer Gestaltungsberatung durch.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung

Erstgespräch

Kleinunternehmerregelung: Entscheidung mit Zahlen treffen

Die Kleinunternehmerregelung spart Verwaltungsaufwand und macht Sie bei Privatkunden günstiger. Sie kostet Sie aber den Vorsteuerabzug und kann bei Online-Werbung oder schnellem Wachstum überraschende Pflichten auslösen. Ob sie sich für Sie lohnt, lässt sich mit Ihren echten Zahlen in kurzer Zeit berechnen. Die Steuerberatung Ferhat Sarac in Maintal betreut Sie vollständig digital über DATEV Unternehmen online, persönlich vor Ort oder bundesweit als Online-Steuerberater.

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Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Stand: September 2026.